Técnicamente,
para entender los sistemas de información, es preciso tener claro qué es la
información. Esta no es más que el resultado de haber organizado o analizado
los datos de alguna manera y con un propósito y para ser información debe
aportar conocimientos, además los datos procesados deben servir para algo, debe
ser innovador para la persona que lo recibe al entenderla y utilizarla. En base
a esto, los sistemas de información son un conjunto organizado de elementos que
funcionan coordinadamente y que buscan un objetivo común. Es decir, un conjunto
de personas, recursos, datos y procedimientos dirigidos a recoger, procesar,
almacenar y distribuir información, tanto de su entorno como de sus operaciones
internas, todo esto a fin de alcanzar una meta.
A
nivel empresarial los sistemas de información son un conjunto de elementos como
personas, recursos informático e información misma, que interactúan entre sí
con la finalidad de apoyar diversas actividades de carácter empresarial o
gerencial, como la toma de decisiones estratégicas, el acceso a la información,
gestionar transacciones corrientes, proveer y mantener canales comerciales o de
otra índole, y coordinar el control y análisis de la organización en general.
Hoy
en día los sistemas de información se encuentran presentes en todas las
organizaciones e instituciones incluyendo campos como: Entidades bancarias,
restaurantes, empresas de carácter industrial y de producción, redes hotelera,
reservaciones en líneas áreas, entre otras. Debido a que estos le brindan una
plataforma estable para optimizar sus procesos técnicos y gerenciales, de
manera que, siendo utilizada por personas adecuadas dentro de las empresas,
puedan desempeñar sus actividades de y una manera eficaz y eficiente.
Los sistemas de
información tienen tres dimensiones o elementos que los conforman:
Ø Organización
Ø Personas
Ø Tecnología
Ø Organización
Los
sistemas de información son un elemento de la organización misma, se acoplan a
la estructura de la organización, reflejan y reproducen las mismas líneas de
comunicación, así como los niveles y divisiones del trabajo dentro de la
organización.
Los sistemas de
información automatizan los procedimientos formalmente establecidos por la
estructura organizacional, la comunicación informal, la que no está documentada
dentro de los manuales de organización y de procedimientos de la empresa
generalmente no se representa debido a las grandes variaciones de estas.
Cada
organización aporta parte de su cultura a la implementación y uso de la
tecnología, pero también es cierto que la tecnología influencia la forma como
la organización y la cultura de la misma se desarrolla. En consecuencia ningún
sistema de información puede funcionar o aportar a la toma de decisiones sino
existe una estructura definida y un método para procesar los datos y producir
la información.
La
implementación de un sistema de información bien diseñado no debería de
implicar grandes cambios en la organización si no el simple hecho de que lo que
antes las personas hacían a mano, ahora lo harán a través de la computadora.
Ø Personas
Una organización
es tan buena como las personas que la conforman y trabajan dentro de ella, las
personas son el recurso más importante de cualquier organización, ya que estas
son las que fabrican y producen la sinergia que finalmente se convertirá en
utilidades para la empresa.
Las empresas
requieren personas con diferentes habilidades y conocimientos dentro de los cuales
se deben desarrollar las que corresponden al uso del equipo de cómputo y del
sistema de información que usa la organización, pues de nada sirve el mejor
sistema de información si las personas no lo usan correctamente. Ningún sistema
de información es capaz de funcionar de forma completamente autónoma, todos
necesitaran en mayor o menor grado de la interacción humana, afrontando la
complicada tarea de evitar que los usuarios introduzcan información incorrecta
de forma accidental o de manera dolosa.
Ø Tecnología
La tecnología
está compuesta por todos los recursos de hardware, software, redes y
telecomunicaciones que la empresa implementa para soportar la comunicación y
producción de la información. Dentro de este marco el sistema de información es
una combinación de todas estas tecnologías incluyendo de forma relativamente
reciente los dispositivos móviles, como lo son las tablets y los smartphones.
Internet como
tecnología ha convertido en una gran herramienta para las organizaciones y los
servicios que se ofertan a través de ellas se han convertido en medios de
comunicación indispensables para las organizaciones, tan solo debemos pensar en
que ninguna empresa hoy en día deja de tener como mínimo una dirección de
correo electrónico, pasando por el uso de las redes sociales como Twitter,
Facebook, Foursquare, o Youtube, ya sea como medio de comunicación tanto como
medio de comercialización de sus productos y servicios.
Como
podemos observar un sistema de información requiere la implementación de
componentes tecnológicos que forman la infraestructura que la da soporte y que
le permita acoplarse a la estructura organizacional, reflejando los procesos y
la cultura de la empresa, esto a través de una adecuada interacción con el
recurso humano que alimentara de datos al sistema y consumirá la información
que este genere para sustentar la toma de decisiones.
